Setting up your volunteer e-mail

In Autumn 2022, KTH made a security update to their mailman system, which made it so that only excplicitly authorized users could send e-mails using their e-mail list as an alias. This meant that volunteers personally had to contact KTH’s IT-support in order to add their personal e-mail address as an authorized user. We saw this as a great opportunity to migrate most of our volunteer’s e-mail addresses to the more user-friendly and managable mail box-system, which links the volunteer’s personal e-mail address at KTH with the volunteer address. The ownership of this mail box can easily be transferred whenever a new volunteer assumes a position, without additional support from KTH’s IT-department.

Konfigurera en funktionsmailbox

Läs och skicka e-post via KTH:s webmail

1. Öppna KTH:s webmail och logga in med ditt personliga KTH-konto.
   
2. Klicka på din profilbild längst upp till höger, och sedan på öppna en annan postlåda…
   
   
3. Sök på och välj din funktionärs-adress i menyn som kommer upp.
   
   
4. Du kan nu läsa och skicka e-post från din funktionärsadress. Grattis!

Ta emot och skicka e-post via extern e-postklient

Om du vill få notiser från din funktionärsmail, eller föredrar att ha all din e-post på en plats, rekommenderar vi att du använder en extern e-postklient, som Outlook eller Apple Mail. Mailboxen läggs till som ett konto i din e-postklient, och fungerar som vilket annat e-postkonto som helst. Konfigurationsprocessen är något mer klurig, men leder ofta till en smidigare användarupplevelse.

Outlook

1. I Outlook, klicka på Arkiv > Info > Kontoinställningar > Hantera profiler.
   
   
2. Klicka på E-postkonton..
   
3. Klicka på Nytt.
   
4. Klicka på Manuell konfiguration eller andra servertyper och sedan Nästa.
   
5. Klicka på Pop eller IMAP och sedan Nästa.
   
6. Fyll i uppgifterna enligt nedan, och klicka sedan på Fler inställningar:
   • Ditt namn: Funktionärspostens namn (alt. ditt för- och efternamn).
   • E-postadress: Din funktionärsadress.
   • Kontotyp: IMAP.
   • Server för inokmmande e-post: webmail.kth.se.
   • Server för utgående e-post (SMTP): smtp.kth.se.
   • Användarnamn: ug.kth.se\[ditt KTH-användarnamn]\[UG-gruppens namn (fråga Halvledaren om du är osäker)].
   • Lösenord: Ditt KTH-lösenord.
     
7. Under Utgående server, klicka in Den utgående servern (SMTP) kräver autentisering, Logga in med […], och fyll sedan i inloggningsuppgifterna för ditt personliga KTH-konto.
8. Under Avancerat, sätt Inkommande server (IMAP) till 993 med SSL/TLS som krypterad anslutningstyp, och Utgående server (SMTP) till 587 med STARTTLS som krypterad anslutningstyp. Klicka sedan OK och Nästa.
9. Efter någon minut ska inloggningen ha genomförts, och kontot för funktionärsmailen ska ha lagts till i din Outlook-klient. Du kan nu läsa och skicka e-post från funktionärsadressen. Grattis!

Konfigurera en maillista

Ett fåtal funktionärsadresser är fortfarande del av det äldre Mailman-systemet i form av en maillista, antingen av legacy-skäl eller att en tidigare innehavare av posten hamnat på Halvledarens onda sida. I varje fall skiljer sig konfigurationsprocessen från mailboxar, men funktionaliteten blir i slutändan mer eller mindre likadan.

Konfigurationen görs i två steg. Det ena går ut på att omdirigera inkommande e-post mot en personlig e-postadress. Det andra går ut på att lägga till funktionärs-adressen som ett alias i en extern e-posttjänst.

Omdirigera e-post till personlig brevlåda

1. Öppna maillistan (https://maillist.sys.kth.se/mailman/admin/[…]) och logga in med listans lösenord.
2. Under Allmänna inställningar fylll i din personliga e-postadress under Listadminstratörens e-postadress(er) och Listmoderatorns e-postadress(er). Klicka sedan på Spara ändringar längst ner på sidan.
3. Längst upp på sidan, klicka på Membership Management > Lägga in nya medlemmar på listan. Fyll i din personliga e-postadress under Skriv in e-postadressen […]. Klicka sedan på Spara ändringar längst ner på sidan.
4. All e-post som skickas till maillistan omdirigeras nu till din personliga e-postadress. Snart där!

Skicka e-post som funktionär via extern e-posttjänst

Gmail

1. Logga in på Gmail. Klicka på kugghjulet längst upp till höger, och sedan på See all settings under Quick settings.
2. Klicka på Accounts and Import > Send mail as: > Add another email address.
3. Fyll i funktionärspostens namn (alt. ditt för-och efternamn), samt maillistans adress. Klicka in Treat as an alias, och sedan på Nästa.
4. Sätt SMTP-server till smtp.kth.se med Port: 587. Fyll därefter i inloggningsinformationen för ditt personliga KTH-konto. Klicka sedan på Add account.
5. Maillistan kommer att få ett bekräftelsemail, som förhoppningsvis omdirigeras mot din personliga mail. Följ instruktionerna i mailet, och så kan du skicka e-post från funktionärsadressen. Grattis!